海岸线文学

第二章 企业行政组织机构设置（第5页）

在人事选聘方面，大公无私，实事求是地发现人才，爱护人才，本着求贤若渴的精神，重视和使用确有真才实学的人。这是组织不断发展壮大，走向成功的关键。选人用人事关企业的经营管理能否长久不衰，直面经济全球化的挑战。因此，“用好的作风选人、选作风好的人”是企业在进行人员配备时必须坚持的原则。

二、因事择人原则

所谓因事择人，是指应以所设职位和工作的实际要求为标准，来选拔符合标准的各类人员。选取人的目的在于使其担当一定的职务，并能按照要求从事与该职务相对应的工作。要使工作圆满完成并卓有成效，首先要求在保证工作效率的前提条件下安排和设置职位，其次要求占据该职位的人员，应具备相应的知识和工作能力。因此，因事择人是实现人事匹配的基本要求，也是组织中人员配备的首要原则。

三、程序化、规范化原则

员工的选拔必须遵循一定的标准和程序。科学合理地确定组织员工的选拔标难和聘任程序是组织聘任优秀人才的重要保证。只有严格按照规定的程序和标准办事，才能选聘到真正愿为组织的发展作出贡献的人才。

四、精简原则

对于行政部门，人员精简显得尤为重要。因为行政部门属于服务、管理部门，工作非常繁杂与琐碎，而且很多工作都无法进行明确的分工。在这种情况下，如果人员冗余，就容易发生工作责任不明确，推诿扯皮情况。最关键的是，行政部门内部管理的复杂化，会直接导致反应能力下降、工作效率降低和责任心减少。所以行政文员需要有较强的综合素质和应变能力。因此，该部门人数不宜过多，以5人为宜，而且人员应该偏向年轻化。

五、动态平衡原则

处在动态环境中的组织，是不断变革和发展的。组织对其成员的要求也是在不断变动的，当然，工作中人的能力和知识也是在不断提高和丰富的。因此，人与事的配合需要进行不断的协调平衡。所谓动态平衡，就是要使那些能力发展充分的人，去从事组织中更为重要的工作，同时也要使能力平平、不符合职位需要的人得到识别及合理的调整，最终实现人与职位、工作的动态平衡。

六、优化组合原则

行政部门是一个综合部门，他设计任何类型的工作，如公文起草、电话接听、来客接待、会议组织、突发事件处理、文件档案管理等。而我们不可能要求每一个行政人员都精通所有的工作，都能独当一面。所以有目的性的选择不同个性能力的人，进行相互搭配、优化组合，让他们做自己最擅长的事就显得尤为重要。

第五节行政人员的基本素质

办公室工作头绪繁多，涉及面广，要求工作人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。但是现代社会科学技术突飞猛进，知识更新速度加快，一个人终其毕生，所学也极为有限，因此，怎样的知识结构，或者说怎样的知识层次和内容的构成，才能适应实际工作的需要，就成为重要的问题。

一、道德素质

这是指办公室人员与自身工作和职业活动密切相关的行为规范。主要是服从领导、埋头苦干、公道正派、严守机密等。

（一）服从领导。

这是由办公室人员职业性质所决定的，作为领导工作的助手和参谋，要求所作所为，举手投足，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁胡乱发挥，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性也只能在服从领导的前提下发挥，而且更多地限于建议献策等方面。其中要注意，不能将个人成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。

（二）埋头苦干。

办公室工作性质，决定其人员的工作主要是实干，而不是夸夸其谈。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干。不听召唤，或阳奉阴违，也是职业的大忌。期望通过跟随领导而沽名钓誉、仗势欺人和出人头地，都是办公室人员的工作纪律所不允许的。相反，只有抱定在具体而又繁忙的工作中，任劳任怨，脚踏实地，密切联系实际和群众的态度，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神，才能成为合格和优秀的办公人员。

（三）公道正派。

办公室人员在工作中经常接触领导，与领导同志相对熟悉，关系密切。这就尤其要注意自重自强，不能将为领导服务理解为主仆关系而献媚领导，阿谀奉承，溜须拍马，这种做法是把工作中的服务关系庸俗化。同时，也不应利用接近领导的机会，进谗言，泄私愤。上下左右内外各方面的沟通工作中，要注意化解矛盾，消除分歧，促进团结，而不应制造矛盾，扩大分歧，以图从中渔利。对上级领导，不论资历职务，接待来宾及基层群众，都要一视同仁，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情，政治上随风乱转。只有公道正派的办公室人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。

（四）严守机密。

办公室工作人员还有一个显著的特点，是掌握和知识机密较多，并容易成为打探消息的渠道和获取情况的对象。因此，要求办公室人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。以往泄密、窃密现象的发生，许多是由于办公室人员的过失造成的。有意泄密、窃密是个品格问题，姑且不论。即便是无意的泄密，也大都因为吹嘘、炫耀，嘴巴不牢，这是职业道德问题。要求办公室人员具备这一道德素质，首先要克服爱慕虚荣的心态，才能真正做到不把机密作为“吹牛”的材料和资本。

二、心理条件

了解和掌握必要的心理知识，培养良好的心理品质，对于做好行政管理工作，也具有重要意义。我们这里主要介绍记忆、思维、兴趣、性格等方面的心理知识，以便于行政管理人员的了解和学习。

记忆，是人头脑对以往事物的反映。

办公室人员工作头绪繁多，需要各方面的知识，又要了解各种具体情况，应当具备良好的记忆能力。其中又要求记得快，对领导的指示、交代的任务、听取汇报的数字、接听电话的内容等等，没有较长的时间可供反复消化，必须迅速记注。记得准，仅有快而不准的记忆是没有意义的，对人、事、物及相关数据、材科、观点要力求记得准确无误，不能出错。记得多，办公室工作内容较多，记东忘西不行，丢三落四也不称职，要求头脑的储量大，多记各种知识、资料、情况等，如果临时四处查找，就影响工作效率。培养记忆力的方法有多种，但根本一条是工作中的认真、细心、踏实，记忆才能准确而量大。相反，见到领导想着拍马，接待来宾心中发虚，听取汇报心猿意马，其记忆能力就会出问题。

思维，是人脑对所经历的事物和知识信息进行分析、概括的过程。

办公室工作人员承办政务和处理问题，首先要经过自己的头脑思考，有了指向，然后动手实干。问题解决的过程，也就是思维完成的过程，这是思维的问题性。思维的理解性，是指通过事物之问的联系而认识新事物的过程，面对各处材料和文件，进行阅读并力求理解，这是思维的又一特性。思维又有概括性，能将各种不同事物的共性归并起来，或者找出内在的联系。思维还有间接性，就是对不能把握和不是亲历的事物，借助已有的知识经验和某种经验和某种中介来认识事物。提高思维能力的途径也有很多种，但主要是努力学习新知识，积极地独立思考，而不能唯领导之言是从，更不可人云亦云。迷信盲从及随声附和，不仅是心理素质有缺陷的表现，也是提高思维能力的大敌。

兴趣，是指在认识活动中积极探索某种特定事物的主观倾向，也可称之为爱好。

兴趣对人的活动具有指向性。兴趣具有中心性，一个人的爱好可能非常广泛，但真正热衷爱好的只应是其中一个或几个方面。兴趣的效能性，指的是对人的活动能够产生不同的效果，短暂的兴奋，在这里我们排除在兴趣之外，有效的兴趣和爱好，应当是持续较长时间。办公室人员要自觉对与工作有关的知识和技能加强学习，努力培养许多的爱好，以适应自身工作点多面广的实际需要。

品格，是指人对现实的稳固态度及其习惯的行为方式。

主要表现为：

（一）对现实的态度。

如爱集体、爱劳动、敬业爱岗，或者自私、孤僻、好逸恶劳、妄自尊大等等，这是一个人的基本道德品质，是个人品格中的核心内容。

（二）情绪特征，主要指情感方面的强弱、持续时间长短等，人与人之间存在差异。