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第三章 行政部人员配置及岗位职责（第5页）

岗位职责

1．服从前台接待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务。

2．负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外或协助保安处理。

3．熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息。

4．负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、整理、建档。

5．负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存。

6．配合前台接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作。

7．负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养。

8．维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报纸杂志、盆景植物的日常维护和保养。

9．执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总、外出登记，监督员工刷卡。

10．负责员工出差预订机票、火车票、客房等，差旅人员行程及联络登记。

11．对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见。

12．完成领导交办的其他或临时工作。

三、任职资格

1．秘书、中文等相关专业中专以上学历。

2．一年以上行政人事、文秘或相关工作经验。

3．受过文书写作、档案管理、财会基本知识等方面的培训。

4．有良好的文字表达能力，有一定的英语基础；熟练使用办公软件、办公自动化设备。

5．工作细致认真，谨慎细心，热情，积极主动；工作效率高，责任心强，具有团队精

神；保密意识强。

第三节办公事务人员配置及岗位职责

一、行政办公事务主管岗位职责

1．行政主管岗位职责。

行政主管的直接上级是行政经理，直接下级是行政秘书。其岗位职责如下：

职责1：根据企业的发展总目标完成本部门工作目标的制定，本部门月度、年度工作计划的拟订；在报请上级领导审批后，组织实施并对落实情况加以监督和检查。

职责2：负责企业办公事务管理规章制度的组织起草工作，并在报请上级领导审批后严格执行。

职责3：负责管理好企业的财产物资，建立行政财产物资账册并定期进行盘点。

职责4：按照企业年度财务预算，对办公费用支出进行审核与控制，并确认费用分摊范围。

职责5：负责管理企业的档案、印信、图书及各种公文、信件。

职责6：负责企业内外部的信息传递，协调企业内外部各部门、各相关单位间的关系。

职责7：负责企业内部的治安管理。

职责8：负责组织对本部门人员的培训及绩效考核。

2．行政主管任职条件。

一名优秀的行政主管须具备以下任职条件：

条件l：具备行政管理、企业管理、人力资源管理、公共关系、新闻、中文等相关专业本科及以上学历。

条件2：具有3年以上相关工作经验。

条件3：具备行政管理的基本技能。

条件4：了解企业管理、人事管理、财务管理等方面的基础知识。

条件5：具备较强的综合能力和组织管理能力。

条件6：具备较强的书面及语言表达能力。